Sådan bruges Korrekt etikette Når Besvarelse af et Business Call

Besvarelse af telefonen på arbejde: det er en lille opgave, udført adskillige gange i løbet af dagen.Selvom det er en lille opgave, er det vigtigt at gøre det ordentligt.Telefonen er ofte det primære middel til at kommunikere med kunder eller kolleger i andre steder.Personen i den anden ende af telefonen kan ikke være bekendt med dig eller dit arbejde.Når du tager en business telefonopkald med ordentlig etikette kan du formidle faglighed og kompetence i et spørgsmål om sekunder.

hvad du har brug

  • Notepad (til at tage noter under telefonsamtale)
  • Telefon
  • kuglepen eller blyant

Instruktioner

  1. Hvis din virksomhed ikke kræver en scripted hilsen, besvare telefonen med dit navn: "Jane Doe".Du ønsker ikke personen i den anden ende til skrubbe eller gætte på, med hvem han eller hun taler.

  2. For en venligere åbning bruge en hilsen, såsom "Godmorgen, det er Jane" eller "Jane Doe, hvordan kan jeg hjælpe dig?"

  3. Tal tydeligt for at sikre dit opkalds kan forstå, hvad du siger.Hvis du

    har tendens til at tale hurtigt, langsom din tale for nemmere forståelse.

  4. Din opkalds kan fortælle dig hans eller hendes navn, efter at du giver dit.Eller kan den, der ringer begynde at fortælle dig formålet med opkaldet.Hvis dit opkalds ikke giver hans eller hendes navn i de første par sætninger, beder om det.

  5. I første minut af opkaldet, skal du finde ud af den, der ringer navn, der ringer virksomhed eller organisation, og formålet med opkaldet.Hvis den, der ringer ikke giver disse oplysninger, tage ansvaret for samtalen og få den information du behøver.

  6. Hvis du har brug for at sætte dit opkalds på hold, skal du bruge den, der ringer navn for at fortælle ham, at du lægger ham eller hende på hold: "Hr Smith, jeg vil sætte dig i venteposition, mens jeg ser for disse oplysninger. "Nogle mennesker vil anbefale anmoder den, der ringer om tilladelse til at sætte ham eller hende på hold, men der tillader den, der ringer for at afvise din anmodning.Hvis du tror, ​​den, der ringer, vil acceptere at blive sat på hold, kan du helt sikkert skræddersy din dialog i overensstemmelse hermed: "Hr Smith, vil du holde, mens jeg ser for disse oplysninger?"

  7. Du bør placere en opkalder, hvis du vil gøre noget andet end tale med den, der ringer.Den tid, du skal tage for at koncentrere sig om en fil, se efter noget eller tale med en kollega er ikke ting dit opkalds brug for at høre.Sæt den, der ringer på hold, når du ikke taler med den, der ringer.

  8. Hvis du ikke kan løse den, der ringer spørgsmål under telefonsamtalen, giver den, der ringer med kontaktoplysninger og en anslået tidsplan for en opfølgning.Du ønsker den, der ringer for at føle sig som hans eller hendes tid på telefonen ikke blev spildt.

  9. Før du lægger på, at du har dit opkalds telefonnummer og andre nødvendige kontaktoplysninger.Du bør også bekræfte, at du har den rette stavemåde af dit opkalds navn, hvis du ikke allerede har.

  10. Du kan afslutte samtalen med nogen variation af "Goodbye" eller "Tak for at ringe. Men" Bye-Bye "er noget uformelt og ikke altid hensigtsmæssigt.

Tips & amp; Advarsler

  • Hvis du lyder bister eller ubehageligt på telefonen, prøv smilende, mens du taler Smilende vil ændre tonen i din stemme, hvilket gør du lyder mere tilgængelige for dit opkalds
..
28
0
2
Forretning Etiquette