Hvordan man skriver et formelt brev

Opret en formel business brev hjælp ordentlig sprog og form. VankaD / iStock / Getty Images

Formålet med at skrive et formelt brev er at forbinde med en ukendt enhed eller person.Brevet kan være en anmodning om oplysninger, klage eller forespørgsel.Passende sprog og format er afgørende, når du skriver et formelt brev, uanset om det er for forretning eller personlig karakter.

Brev Format

  • Erhverv og formelle breve har en klar format, som du bør følge.De dele af et brev nævnes:

    • afsenderadresse - På toppen til venstre på siden.
    • Dato - Beneath afsenderens adresse
    • modtagerens adresse - Ligger to rum nedenunder datoen
    • Salutation - Hilsen til modtageren, fx "Dear Sir" eller "Mr. Jones"
    • Krop - Denvigtigste kernen i det brev, som forklarer formålet
    • Lukning - Afslutter bogstavet
    • Enclosure (r) - Gælder, hvis noget ekstra er i kuverten (fx CV) (hvis modtageren anmoder om, at brevet er sendt via e-mail, bruge den til at bemærke vedhæftede filer)
    • maskinskriver initialer - De fleste mennesker skriver deres egne breve, men hvis en administrativ ass
      istent typer det vil maskinskriver initialer følge afsenderens initialer.For eksempel, hvis Michael Jones er afsenderen, men brevet er skrevet af Agatha Smith ville initialerne vises som MJ / AS.

skrifttype og layout

  • Skriv bogstaverne i en skrifttype, der er let at læse, såsom en serif skrifttype som Times Roman, 12 pkt.størrelse.Brug enkelt rum som standard linjeafstand i alle formater med dobbelt mellemrum mellem afsnit.

    Forskellige typer layouts bruges til formelle breve :

    Block Format - Dette er den mest almindelige layout-format.I blokken formatet er hele teksten efterladt berettiget med et enkelt mellemrum mellem linjerne, dobbelt linjeafstand mellem afsnit.
    Modificeret Block Format - Det er en lige så fælles format.Formatet er det samme som blokformat, bortset fra, at datoen og lukning er placeret til højre for midten i stedet for berettigede venstre.
    Semi-Block Format - Dette format er ikke så almindeligt.Det afspejler den modificerede blok-format, bortset fra at hvert afsnit er indrykket.

Sprog og Tone

  • Det er vigtigt at bruge korrekt grammatik, når du skriver en formel skrivelse.Mens forkortelser og uformelt sprog (fx "u" i stedet for "du") er almindelige i hverdagen, denne form for sprog er ikke acceptabelt i en formel eller business brev.Skabeloner er tilgængelige til at give ordentlige eksempler på forretningsbreve.

    Tonen i en virksomhed brev bør være objektiv og skrevet i første person.Vær kortfattet og klart, når bibringe vigtig information, således at meningen og formålet med brevet er klar.

Længde og Detail

  • Længden af ​​en virksomhed brev afhænger af dybden af ​​emnet bliver diskuteret.Generelt bør den maksimale længde af brevet ikke være mere end én side, medmindre der er anmodet om specifikke oplysninger.Hvis en stor del af oplysningerne er bibringes, bruge halvdelen af ​​en anden side.

    Formelle breve bør være specifikke i deres formål, idet kun de vigtigste kendsgerninger klart, koncist sprog.Undgå overusing adjektiver og bruge unødvendige ord.

Ressourcer

  • The Writing Center: forfatterens Handbook - Business Letters
  • formelt brev: Prøver og skabeloner
  • idiot s Guides: Skrivning af en Formel forretning Brev
523
0
3
Forretning Etiquette