Love vedrørende adgang til Medarbejder filer

Ingen føderale lovgivning kræver, at arbejdsgiverne i den private sektor til at tillade nuværende eller tidligere medarbejdere adgang til deres personale filer.Typisk er personale filer af ansatte i den private sektor betragtes arbejdsgiverens ejendom, og nogle virksomheder bruger det rationale at begrænse adgangen til medarbejdernes filer.Føderale og statslige medarbejdere - offentligt ansatte - kan få adgang til deres officielle personalefortegnelser.

Personale filer

  • Beskæftigelse filer - undertiden benævnt en medarbejders personale fil - indeholde dokumenter såsom medarbejderens oprindelige ansøgning om beskæftigelse, kontaktoplysninger i nødsituationer, støtteberettigelse beskæftigelse formularer, præstationsvurderinger, disciplinære og fremmødekontrolog vejleder og manager noter om performance, uddannelse og beskæftigelse handlinger.Eksempler på beskæftigelse handlinger er kampagner og afslutninger.I nogle tilfælde, afdelingen for menneskelige ressourcer opretholder en officiel beskæftigel

    se fil og medarbejderens supervisor eller leder opretholder en afdelings-fil.Selv om begge filer skal indeholde relevante oplysninger, kan indholdet lidt anderledes.For eksempel kan en afdelings fil ikke indeholde kopier af alle papirarbejde og dokumentation en medarbejder afslutter på sin første dag på jobbet, såsom politiske anerkendelser og W-2 formularer.

Årsag til Access

  • Nuværende ansatte bede om at gennemgå deres filer for at sikre afdelingen for menneskelige ressourcer er at opretholde nøjagtige optegnelser vedrørende deres ansættelse.Hvis selskabet gennemfører årlige evalueringer af ydeevnen, kopier af medarbejdersamtaler former for hvert år medarbejderen har været ansat bør være i personale-filen.Ligeledes bør fremmødekontrol præcist afspejler medarbejdernes fravær, uanset om denne skyldes sygdom, ferie eller orlov.Tidligere ansatte ofte anmode filer at få kopier af dokumenter, som de kan bruge i deres søgen efter fremtidig beskæftigelse.For eksempel, hvis en tidligere medarbejders fil indeholder poster vedrørende ydeevne og resultater, kan disse oplysninger være nyttige i at rekonstruere et CV eller udarbejde en liste over job opgaver til at dele i løbet af interviews med potentielle arbejdsgivere.Tidligere ansatte kan også anmode om kopier af deres ansættelse fil til brug i at indgive en klage mod en arbejdsgiver.

Arbejdsgiver Politik

  • Mange arbejdsgivere har arbejdspladsen politikker vedrørende frigivelse af medarbejdernes registreringer.Arbejdsplads politikker varierer efter de typer af registre til rådighed for inspektion og kopiering medarbejder, og nogle virksomheder udpege nonworking timer som den eneste gang i løbet af hvilke medarbejdere kan gennemgå personalefortegnelser.Arbejdsgivere, der har politikker om dette emne generelt afsætte en sektion inden medarbejderen håndbog om, hvordan adgang poster.En velskrevet politik skitserer de nødvendige til anmeldelse optegnelser trin, hvilke typer af optegnelser medarbejderne har adgang til, når medarbejderne kan se deres optegnelser og eventuelle gebyrer for fotokopiering dokumenter i en medarbejders personale fil.

Arbejdsgiver Forpligtelse

  • Under føderale lovgivning, behøver private arbejdsgivere ikke at fremlægge kopier af beskæftigelsesmuligheder filer til nuværende eller tidligere ansatte.Beslutningen om at frigive filer er baseret på selskabets politik, og i nogle tilfælde, statslige lov om adgang til personale filer.Mange arbejdsgivere se fordelen ved at overholde medarbejdernes anmodninger, dog.Nægte adgang til beskæftigelse filer kan kun rejser spørgsmål kan arbejdsgiveren ikke ønsker at besvare.Hvis arbejdsgiverne fastholder personale filer, der indeholder præcise oplysninger, der tidligere er blevet frigivet til medarbejdere, bør der ikke være tale om, hvorvidt oplysningerne kan frigøres efter medarbejderen forlader virksomheden.I god tro, mange arbejdsgivere giver medarbejderen adgang til personale filer.Denne praksis demonstrerer åbenhed om beskæftigelsespolitikker og optegnelser.

    De love for adgang til føderale medarbejder adgang til beskæftigelse optegnelser er en del af den føderale Privacy Act af 1974;den amerikanske Office of Personnel Management er agenturet generelt ansvarlig for føderale medarbejder personalefortegnelser.Enkelte stater håndterer medarbejdernes anmodninger om adgang til personalefortegnelser.

State Laws

  • Nogle stater har love, der tillader medarbejderen adgang til personale filer.Andre stater er tavse om, hvorvidt nuværende og tidligere medarbejdere kan gennemse eller fotokopi personale materialer.I de fleste tilfælde, medarbejdere - nuværende eller tidligere - som har været involveret i efterforskning arbejdspladsen kan ikke få vist poster om undersøgelser.Disse optegnelser bør ikke opretholdes i beskæftigelse filen alligevel.De skal forblive i varetægt menneskelige ressourcer afdeling og eneste personale menneskelige ressourcer har ansvaret for undersøgelsen bør have adgang til efterforskningsmæssige materialer.

Begrænset adgang

  • stater, der har love om arbejdstagernes adgang til personale filer kan kræve medarbejdere til at indgive en skriftlig anmodning, og nogle love tillader arbejdsgivere at begrænse adgangen til visse materialer.Californisk lov, for eksempel, kræver arbejdsgiverne til at give nuværende og tidligere medarbejdere adgang til deres filer inden for 21 dage efter modtagelsen af ​​en anmodning medarbejder.Arbejdsgivere, der ikke overholder Californien statens lovgivning på dette område er genstand for sanktioner, bøder og civile jakkesæt domme for at nægte adgang til medarbejdernes filer.Missouri, på den anden side, ikke har en stat lov, der bemyndiger adgang til en medarbejders personale-fil.

Ressourcer

  • HR.com
  • Society for Human Resource Management
  • Workforce Management
  • National Human Resources Association
236
0
2
Generaldirektoratet For Menneskelige Ressourcer