Hvordan man skriver en negativ besked Memo

Tænk over hvad du vil skrive , før du sætter ord på papir . Siarhey Lenets / iStock / Getty Images

Du kan levere dårlige nyheder til medarbejdere, kunder eller ledelse gennem en række forskellige metoder.Mange mennesker foretrækker at have negative budskaber leveret ligetil og direkte.Andre foretrækker en mere subtil tilgang, couching beskeden i mindst stødende sprog.Uanset hvad, skal du levere nyheder, der er mest sandsynligt uønskede og uvelkomne på en klar, koncis måde.

bevare forholdet

  • Bare fordi du har uønsket information at relay, betyder ikke, at du er nødt til at ødelægge forholdet til den modtagende part.Uanset om du afskedige medarbejdere, vender ned en donation anmodning eller benægte rejse refusion, huske på, at situationen kan ændre sig i fremtiden, og din beslutning kan vendes.Tilføj et supplement til notatet, som fortæller medarbejderne, hvor meget du har værdsat deres bidrag.Forklar fundraisers, der i øjeblikket dit budget ikke tillader visse udgifter.Tilføjelsen vil blødgøre slag og vedstå kommunikationslinjerne til mulige fremti

    dige relationer.

Frame Message med positivt sprog

  • De ord, du vælger i notatet, vil bidrage til at opretholde et positivt svar, selvom du leverer et negativt budskab.For eksempel kan du bede om flere oplysninger for at behandle en monetær anmodning snarere end at skrive, at oplysningerne ikke er acceptabelt.Fortæl medarbejderne, hvad de kan gøre i stedet for, hvad de ikke kan gøre.For eksempel skriver "venligst kjole i erhvervslivet fritidstøj om fredagen" i stedet for "ikke bære jeans på afslappet fredagen." Send en note til din kunde siger "du kan afhente dine varer på mandag," snarere end "din ordrevil ikke være klar til næste mandag. "

Undgå juridiske konsekvenser

  • Company notater ofte gøre deres vej uden for din virksomheds vægge og i hænderne på medierne eller andre parter.Undgå at bruge en hvilken som helst sprog, der antyder ulovlige eller diskriminerende praksis.For eksempel, i stedet for at skrive "vores revisor forlader virksomheden, fordi han gjorde omfattende fejl i årets udgang rapporter," skrive "efter mange års anerkendt tjeneste, vores revisor er går videre til andre muligheder." Klarhed hjælper med at forhindre uønskede rygter frasprede, der kan skade din virksomheds omdømme.En uklar negativt budskab er "på grund af forseelse er visse medlemmer finansielle medarbejdere forlader." En bedre memo læser "vi er glade for at annoncere, at nye medlemmer finansielle medarbejdere er indstillet til at erstatte de afgående medlemmer af regnskabsafdelingen."

afbøde Bad News

  • Negative notater ofte resultere i sårede følelser og vrede reaktioner.Du kan lindre eller i det mindste reducere mængden af ​​nedfald fra dårlige nyheder, når du buffer det med gode nyheder.For eksempel starter en negativ notat med "du vil sætte pris på antallet af ekstra fordele er inkluderet i din forsikring", når du nødt til at hæve forsikring satser.Hold bufferen forbundet med meddelelsen imidlertid at bevare klarhed.Med andre ord, ikke sige "den nye parkering dæk åbner i næste uge", når du sender en meddelelse om en nedskæring i ydelser.

606
0
3
Medarbejder Relations