Hvordan man skriver memoer til julefrokost Frivillige

Office julefrokoster spænder fra simple til uddybe. Godt Nytår og glædelig jul billede ved free_photo fra & lt; a href = 'http: //www.fotolia.com'> Fotolia.com & lt; / a & gt;

Brugen af ​​medarbejdernes memoer til at anmode om frivillige til kontor fest planlægning er en god måde at involvere mange arbejdere og gøre dem til at føle inkluderet i office teamet.Den effektive udnyttelse af medarbejdernes frivillige kan gøre arrangementer som julefrokoster kommer ud uden en hitch.Notater også sikre, at en meddelelse eller annoncering når ud til alle tilsigtede modtagere.Når du planlægger julefrokoster og andre Office-arrangementer, skal du sørge for alle, der opfordres til at deltage er opmærksom på dato og klokkeslæt.

hvad du har brug

  • Liste over potentiel medarbejder frivillige
  • Kontaktoplysninger for alle potentielle frivillige
  • dato, sted og tidspunkt for begivenheden
  • Liste over frivillige tid og duty krav

Instruktioner

  1. Bestem type julefrokost dit kontor vil have.Beslut, om arrangementet vil blive afholdt på kont

    oret eller off-site.Angiv et budget.Bestem antallet af mennesker til at blive inviteret, herunder medarbejdernes ægtefæller eller gæster.Beslut, om alkohol vil blive serveret, og om at give gratis drikkevarer eller en kontant bar.Hold en detaljeret liste over parametrene for partiet at guide dine frivillige i at sætte den op.

  2. Bestem hvor mange medarbejder frivillige, du bliver nødt til at organisere og lette partiet.I de fleste tilfælde, vil mindst 10 frivillige være forpligtet til at dække alle de funktioner.Vælg en frivillig leder til at føre tilsyn med de øvrige frivillige medarbejdere.Diskuter organisationens detaljer direkte med den ledende frivillige.Sørg for, at hver potentiel frivillig har tid og evne til at deltage, før tildele roller.

  3. Opret et notat til alle potentielle frivillige om Deres behov for hjælp med kontoret part.Angiv navnet på den medarbejder, du har valgt til at fungere som den frivillige forbindelsesofficer.Sørg for, at alle frivillige forstår, at udover dig, vil en ekstra person stå til rådighed for arbejde gennem logistikken i at organisere partiet.Spørg alle memo modtagerne til at komme i kontakt med dig inden for en uge for at lade dig vide, hvis de kan melde sig frivilligt.Hold en liste over alle, der har indvilliget i at hjælpe.

  4. Send en anden notat til de mennesker, der har meldt sig frivilligt.Tildel party opgaver og ansvar til bestemte enkeltpersoner eller mindre grupper.For eksempel placere en gruppe, der har ansvaret for at vælge menuen fødevarer;en anden gruppe med ansvar for cirkulerende invitationer;en tredje gruppe med ansvar for dekorationer, part favoriserer og gaver.Fortsæt med at dele opgaver, indtil alle aspekter af partiet er dækket.Du kan være nødt til at hverve flere frivillige, hvis din fest er stort, formel eller mere kompleks end en afslappet i-office indsamling.

  5. I andet notat, annoncere en tidsplan for fest frivillige udvalgsmøder, ugentlige eller månedlige, at organisere og forberede.Planlæg det første møde mindst fire til seks måneder før arrangementet.Dette vil hjælpe med at sikre, at ingen detaljer er overset, og alle frivillige forstår deres ansvar og tid forpligtelser.Planlæg møder under virksomheden tid, on-site, men vær sikker på at de ikke vil have negativ indflydelse frivilliges daglige arbejde.Spørg alle frivillige til at lade dig vide, om de vil deltage i kick-off møde.

  6. Brug memoer til at følge op regelmæssigt med alle frivillige i hele planlægningsprocessen.Stat i hvert notat, hvad der blev drøftet på det sidste møde, og hvad der vil blive drøftet på næste møde.Spørg frivillige til at kommunikere med hele gruppen, hvis de har ideer, forslag, spørgsmål eller bekymringer, så alle vil være helt klar over, hvordan planlægningen skrider frem.

  7. Før begivenheden, sende et notat til alle i dit kontor eller virksomhed, takke medarbejdernes frivillige for deres arbejde i forberedelserne til festen.Dette udtryk for taknemmelighed er vigtig for de frivillige.

576
0
3
Medarbejder Relations