Forskellige måder at akter i et arkivskab

et arkivskab refererer typisk til et stykke af kontormøbler, der gemmer filer og dokumenter.Arkivskabe kommer i forskellige størrelser.Nogle har låse til at forhindre uautoriseret adgang, mens andre kabinetter er nemme at transportere og tilgængelige af alle.Virksomheder med larges mængder af filer, såsom hospitaler, advokatfirmaer eller skoler, ofte vedligeholde frysere, der ikke kan bevæge sig let.

Basics

  • Der er flere måder at indgive dokumenter.At udvikle en systematisk tilgang, bør du analysere de oplysninger, der vil blive gemt i filerne.Brainstorme forskellige måder, så du kan vælge den bedste metode.For eksempel, hvis du føre registre over bil del leverandører, så kunne du fil med en alfabetisk tilgang baseret på virksomhedens navn.Du kan også etablere en metode til at adskille leverandører efter region (f.eks Syd, Vest, Øst, International).Hvis du vedligeholder registreringer af krybdyr, så vil din metode kan indebære organisere krybdyr deres videnskabelige navne eller senest den dato f

    ilen blev oprettet.

Document Management

  • Når du designer en tilfredsstillende metode, skal du sørge for at skrive det ned, så andre mennesker kan forstå og følge registreringssystem.Du bør også sikre, at filerne er korrekt bevaret, fordi dit system hurtigt bliver ineffektiv, hvis filer er ufuldstændige (fx manglende data) eller forkert opbevaret (f.eks arkivering kategorier ignoreret).For eksempel, hvis du adskille køn efter farve, så mennesker, der skaber filer skal huske at skelne mellem mænd og kvinder.

    Du skal forudse vækst og tilføje ekstra kabinetter eller rum efter behov.Ellers vil optegnelser være proppet for stramt.Også overveje, hvordan at skelne aktiv fra inaktive filer og i givet fald, hvornår du skal ødelægge eller makulere inaktive filer.

Overvejelser

  • Mange virksomheder gennemfører dokument organisation systemer, der bruger originale dokumenter eller papirkopier.Men inden du opretter et nyt registreringssystem, bør du udforske virtuelle muligheder.For eksempel kan du købe et program og input data i enten en intern eller web-baseret server.Selv hvis du i øjeblikket har et registreringssystem, bør du vurdere den tid og omkostningerne ved at overføre data med de potentielle besparelser og effektivitet i digital eller web-baseret lagring.Advokatfirmaer, der bruger Nåle tilfælde management software kan bruge betydelig tid at overføre data, men der findes, når systemet er fuldt fungerende utallige fordele, ligesom evnen til at få adgang til filer fra fjerntliggende steder.

754
0
0
Betjening Af En Virksomhed