Sådan Flet Word & Excel Brug et standardbrev

Sådan Flet Word & amp;Excel Brug et standardbrev Jupiterimages / Pixland / Getty Images

En form brev er et maskinskrevet brev i Microsoft Word, der er fodret oplysninger fra en tilknyttet database.Denne type af brev gør det muligt at komponere, udskrive og sende det samme brev til en gruppe af forskellige modtagere.Du kan bruge Microsoft Excel sammen med Word til at oprette din standardbrev.Dataene er beliggende i Excel, mens du oprette og håndværk de ord, der udgør din brev i Word.

hvad du har brug

  • modtagerlisten
  • Indtast dine data i Microsoft Excel.Placer hvert stykke data i sin egen specielt navngivet kolonne.For eksempel til et brev, du højst sandsynligt gemme en liste over navne og postadresser, så navngive kolonnerne "Fornavn", "Efternavn", "Gade 1," Gade 2, "" City "," stat,"og" Zip Code ". Tilføj kolonner som du ønsker det. Indtast de tilsvarende data for hver person på din liste.

  • Gem og luk Microsoft Excel-fil, når du er færdig med at tilføje data. Gå til Microsoft Word.

  • Klik på "Forsendelser" eller "Tools" på hovedmenuen i Word (afhængigt af din version). Vælg "Start Brevfletning."

  • Vælg "Letters" fra listen af ​​muligheder.

  • Composedit brev (også kaldet "hoveddokument") i det tomme dokument, du har åbne. For at formatere dit brev i en formel stil, placere din adresse efterfulgt af datoen på toppen, så modtagerens navn og adresse (efterlade enpladsholder her for nu), hilsenen ("Kære Herrer & amp;Madams ") ved siden, skal du skrive beskeden under det, og så endelig skrive afsluttende (" Med venlig hilsen "). Navn og gemme dit brev i Word. Hold det åbne.

  • Klik på" Vælg modtagere "," Open data "elleren lignende mulighed fra din "Brevfletning" værktøjslinjen. Vælg "Brug eksisterende liste" fra valgmulighederne.

  • Vælg ".xls" fra "Filtype" drop-down listen i "Vælg datakilde" dialogboksen. Find den Excel-fil, som du gemte i trin 2, og klik på "Åbn". Vælg regnearket, hvor du indtastede data fra dialogboksen, og klik derefter på "OK".

  • Tilbage til hoveddokumentet (brevet). Klik på "Indsæt fletfelt" fra "Brevfletning" værktøjslinjen. Du ser en liste over alle de kolonner, du har oprettet i Microsoft Excel-datafilen (disse er nu kaldes "felter" i Word).

  • Vælg"First Name" feltet først En reference sætning (& lt; & lt; First_Name & gt; & gt;). vises i dokumentet.Placer sætningen hvor det skal være i dit brev (som en del af modtagerens adresse og eventuelt hilsen såvel).Nu vil alle forekomster af fornavne på din dataliste vises i dette område af dit brev.Gentag denne handling for alle dine feltnavne.

  • Klik på "Finish & amp; Flet" fra "Brevfletning" værktøjslinjen og vælg "Rediger enkelte dokumenter."Vælg de poster fra din datablad, som du vil flette og klik på "OK".Alle dine breve, med de oplysninger, integrerede data, vises på skærmen.

  • Rediger din modtagerliste enten ved at klikke på "Rediger Modtager List" på "Brevfletning" værktøjslinjen eller ved at redigere data dokument i Microsoft Excel.

Tips & amp;Advarsler

  • Break dine data elementer i Excel ned så meget som muligt.For eksempel, i stedet for "Navn" bryde det ned til "Fornavn" og "Efternavn".Dette giver dig mere fleksibilitet, når du sortere eller referere disse dataelementer.
  • Hold begge filer (Word brev og Excel data) i den samme mappe.Hvis du flytter Excel-fil, vil programmet have problemer med at finde data.
784
0
1
Microsoft Excel