Hvordan man skriver en Politik & procedure bog

Flowdiagrammer er tegningerne til skrive procedurer intelligent styring billede ved araraadt fra Fotolia.com

Man kunne tro, at den vigtigste grund til at skrive en politik og procedurer håndbog er at holde medarbejderne på linje og for at frigøre vejledere fra mikroniveau.Men den primære årsag til at samle denne bog er at definere og understøtte din organisations vision, mission og mål.Den politiske del af vejledningen besvarer spørgsmålene: Hvem?Hvad?Hvorfor?og proceduren del svarer: Hvordan ?, ifølge Stephen Side, forfatter til ". Skrivning Ekstraordinære politikker og procedurer" Ved ubønhørligt udgør disse spørgsmål, vil du lægge grunden til at skrive en troværdig og funktionel bog

Ting.Du skal bruge

  • tekstbehandlingsprogram
  • Flowdiagram software

Klargøring af Struktur

  1. Opret en skabelon ved hjælp af din tekstbehandlingsprogram med "Standard Operating Politikker /procedurer "(SOP) som dokumentet header og et sammenhængende sæt af sektioner Side anbefaler at bruge disse specifikt og udelukkende:.
    1.0 Formål
    2,0 Personer Berørte
    3,0 Politik
    4,0 Definitioner
    5,0 Ansvar
    6.0 Procedurer
    7.0 Dokument Godkendelser
    8.0 RevisionHistorie

  2. Opret en skabelon ved hjælp af din flowdiagram software med et minimum af syv figurer:
    rektangel: Forretning proces begynder eller fortsætte
    Lines: Give tilslutning
    Pile: Give retning og rækkefølge
    Diamond: afgørelse eller filial
    Oval: Endpunkt
    Shape (som du vælger) til papir poster såsom en form
    Shape (dit valg) til elektronisk opbevaring

  3. udtænke en nummerering ordning, der vil afsløre afdelingen og emnet.For eksempel kan det tal SOP1100 og SOP1200 repræsenterer 1000 for Regnskab afdeling og 100 for emner vedrørende gæld og 200 for dem, der beskæftiger sig med Tilgodehavender.De sidste to cifre 00-99, vil tilvækst med hver yderligere politik og procedure i serien.Forbeholde brugen af ​​enkeltprøver bogstaver (A, B, C) i revisioner og bemærkede kun i Revisions Historie sektionen.

Samle de nødvendige oplysninger

  1. Interview emne eksperter (SMV) til at skylle ud alle trin i deres jobfunktion.Mens De tager noter, tegne billeder af deres forretningsprocesser.Bekræft nøjagtigheden af ​​sekvenserne, du har trukket, før du slipper din SMV.

  2. Interview vejledere og ledere til at bestemme, hvad deres forventninger er med hensyn til deres underordnede handlinger og holdninger.Få dem gennemgå dine proces billeder til kritiske beslutningspunkter og mulige effektivitetsgevinster.

  3. Konsolidere både ekspertise og forventninger ved hjælp af din tekstbehandlingsprogram.Må ikke bekymre dig med format eller stil.I stedet kigge efter udeladelser og uoverensstemmelser, som vil kræve fortsatte interviewet processen.

  4. Transfer tekstbehandling indhold til din skabelon, insistere på, at hver tanke vedrører udelukkende dens sektion header.

  5. Udkast eventuelle formularer, der kan have behov for at ledsage nogen af ​​Deres politik og procedurer.

  6. Konverter dine tegninger ind diagrammer ved hjælp af din flow chart skabelon.Vælg samhørighed i stil, men gøre fuld brug af din skabelon facon sæt.

  7. Print første udkast og se med dine interviewpersoner.

Montering af Bog

  1. Transskribere dine flowcharts i kontekstuelle procedurer.Du kan blive overrasket over, at Page anbefaler ikke inklusive flowcharts i din bog.Men stop op et øjeblik og overveje dem, der skal leve med den bog, du har bygget.Du har måske arbejdet hårdt på tegninger, men de ville være ret distraherende som tapet.

  2. Skriv dig endelige udkast af jeres politikker og procedurer.I tilfælde af dokumenter, der er strengt politik, som ikke foranledige flydediagram, kan du skrive "ikke-relevant" under overskriften Procedure.

  3. tildele et nummer til dokumentet og indhente godkendelse underskrifter fra organisationens præsident eller administrerende direktør.

  4. Opret en nummereret indholdsfortegnelse som den første side, og et indeks over nøglebegreber som den sidste side.

  5. Bind alle politikker og procedurer i én bog herunder eventuelle refererede former.Du bog er nu klar til træning, reproduktion og distribution.

Tips & amp;Advarsler

  • Nogle virksomheder kræver politikker og procedurer til at overholde visse standarder, såsom ISO 9000-serien af ​​standarder.Bekræft din organisations krav med passende lovgivningsmæssige organ for din branche.
960
0
1
Betjening Af En Virksomhed