De fleste fælles arkiveringssystemer

Et register registrerer organiseret. Jupiterimages / Photos.com / Getty Images

arkiveringssystemer har udviklet sig gennem årene fra arkivering papirarbejde i kasser til sofistikerede software programmer, der gemmer filer elektronisk ude af syne.Selvom du kan vælge en række i dag, alle arkiveringssystemer dele en vigtigste mål: effektive datastyring.Med forskellige arkiveringssystemer rådighed, er det vigtigt at overveje de særlige kendetegn ved hver at vælge den mest hensigtsmæssige.De mest almindelige arkiveringssystemer er nemme at implementere og et middel til effektiv filhåndtering.

Alfabetisk Filing

  • Alfabetisk arkivering er den mest almindelige registreringssystem for mindre end 5.000 poster.Arkivering af alfabetisk rækkefølge er et system, hvor du arrangere filer ved navne på enkeltpersoner, virksomheder, institutioner, agenturer, fag, emner eller geografiske områder i henhold til ordbogen orden.Dette system er effektiv til klient eller kunde navn filer.Hvis arkivering fag, skal du bruge en relativ indeks.Indekset er

    en liste i alfabetisk orden over emnet navne valgt til at repræsentere hvert emne.Henvise til det relative indeks for at finde ud af, hvad emne navn til filen posten under.

Numerisk Filing

  • Ved at oprette en numerisk registreringssystem, arrangere filer i rækkefølge ved hjælp af de numre direkte fra posten eller et tildelt nummer.De fleste systemer anvender et indeks til at hente filerne.En numerisk arkiveringssystem øger produktiviteten på grund af øget hastighed på arkivering og finde en fil.Det giver også præcis identifikation og giver mulighed for større fortrolighed.Det er i stand til uendelige udvidelser, og du kan bruge det til mere end 5.000 poster, i modsætning alfabetiske arkiveringssystemer.

Alpha -numeric Filing

  • Alpha-numerisk arkivering anvender en kombination af navne og numre.Du normalt bruge denne type arkiveringssystem med underlagt navne og numre.Arranger filer i henhold til alfabetiske afdelinger eller emne overskrift, så efter antal kategori.Det er nødvendigt at anvende en relativt indeks for alfanumeriske filer.Indekset vil liste de numeriske koder tildelt til hver alfabetisk division.

Papirløse arkiveringssystemer

  • Papirløse arkiveringssystemer bliver fælles for mange virksomheder og hjem.Det løser behovet for fysisk lagerplads og problemet med tabte eller malplaceret information.Et papirløst arkiveringssystem giver mulighed for delt adgang på tværs af flere afdelinger.Selvom delt adgang giver on-demand adgang til optegnelser, kan du indstille brugerrettigheder til enten se, redigere, oprette eller slette filer for at kontrollere adgangen.Typer af papirløse arkiveringssystemer omfatter simple programmer, dokument servere og dokumenthåndteringssystemer.

43
0
1
Betjening Af En Virksomhed