Hvordan formaterer jeg Datoer og Tal i et Microsoft Word brevfletning ?

numre og datoer kan være problematisk i et Microsoft Word brevfletning, især når datakilden er en Excel-projektmappe.Nogle spørgsmål er lettere løst end andre.Tal uden decimal værdier som en fem-cifret postnummer eller et heltal optælling, kan konverteres til tekst værdier i Excel.Men for at undgå problemer med datoer og tal i decimaler, skal du indsætte formateringskoder i disse flettefelter at formatere disse værdier korrekt i de fremlagte dokumenter.

Tip

  • De andre dokumenttyper, der kan bruges som datakilder til et Word brevfletning er:

    • En enkelt-tier databasefil
    • En tabel fra en HTML-fil
    • En Microsoft Outlook-adressekartoteket
    • anden Microsoft Word-dokument med en enkelt
      datatabel
    • En tekstfil med datafelter adskilt af kommaer
      eller faner

    Disse dokumenttyper eksport værdier som tekst.

Sammenfletning heltal

Formatering heltal er bedst udføres, før du importerer kildedata i Word.I dette afsnit diskuterer hjælp af Excel.

Trin 1: Åbn datakild
e

(Billede: Ron Pris)

Åbn Excel-datakilde projektmappe og, hvis der er flere ark, skal du klikke på fanen regnearket indeholder kildedataene tilBrevfletning.

Trin 2: Format Heltal som tekst

(Billede: Ron Pris)

Vælg en søjle indeholdende heltalsværdier.Højreklik på de markerede celler og vælg Formater celler fra pop-up-menuen for at vise Formater celler dialogboksen. Klik Tekst markering i listen Kategori.Klik OK at anvende formatet ændringen.Dataene i de markerede celler er nu i tekstformat.

Fletning Numre med Decimal Værdier

For decimaler, kan du nemt formatere nummeret direkte i Word.

Trin 1: Vis flettefelter

(Billede: Ron Pris)

at formatere antallet af decimaler i et numerisk felt, såsom valuta, procenter eller en række med decimalværdier, tilføj formateringskodertil flettefeltet.Åbn Brevfletning dokument (brev, e-mail osv) for at vise sine flettefelter, som vises som & lt; & lt; FeltNavn & gt; & gt ;, såsom & lt; & lt; Beløb & gt; & gt;, f.eks.

(Billede: Ron Pris)

Trin 2: Slå Field Codes

Feltet & lt fusionere; & lt; Beløb & gt; & gt;fletter en valuta beløb fra datakilden.Højreklik på & lt; & lt; Beløb & gt; & gt; fletfelt og vælg Toggle Field Codes fra sin pop-up-menuen for at vise sin formatering, hvis nogen.

Trin 3: Indsæt formateringskoder

(Billede: Ron Pris)

& lt; & lt; Beløb & gt; & gt;fletfelt bør nu vise {MERGEFIELD "Beløb"}.Ingen formatering er inkluderet for dette område.For at vise de flettede data som en valuta felt, indtaste " # $, #. 00" efter navnet feltet i feltet merge.Feltet sammenfletning skulle nu indeholde {MERGEFIELD "Beløb" # $, # 00.}, hvor:

  • # - Angiver, at formatering følger.
  • $ - udpeger et tegn, der skal vises på forsiden af ​​feltet.
  • , (komma) - Indikerer kommaer skal indsættes, hvis det er relevant, i en numerisk værdi.
  • # (antal tegn) - Angiver antallet af faste cifre at vise.
  • 0,00 - Angiver, at en decimal værdi på to steder (i dette tilfælde) skal vises.En række uden decimaler vises med nuller efter kommaet.

Fletning Procent

Ligesom et vilkårligt antal beregnes ved en formel i Excel, kan de rå værdier ikke være begrænset til kun to faste decimaler, uanset hvad der vises i cellen.Som vist i det foregående trin, kan længden af ​​et antal, især eventuelle decimaler, sættes til et fast antal positioner.

aktioner i formateringskoder

(Billede: Ron pris)

I nogle tilfælde er det nødvendigt at flette et datafelt før den kan reageres på.Den "Pct" feltet i eksemplet er et eksempel herpå.At have disse data vises i det flettede dokument som en to-decimal procentdel med mindst et betydende ciffer og et procenttegn, kræver to handlinger.

Trin 1: Hent Data

erstatte den eksisterende MERGEFIELD resultatopgørelsen med den inderste virkning af den nye opgørelse MERGEFIELD "Pct" .Denne klausul sætning henter data fra datakilden og gør den tilgængelig for resten af ​​formatering kode.Efter indtastning af inderste klausul, skal du bruge CTRL-F9 tasterne til at vedlægge erklæringen i seler.

Trin 2: Formater Data

Indtast et lighedstegn (" = "), før erklæringen indtastet i trin 1. Dette fortæller Flet funktion, at erklæringen indeholder en operatør.Næste indtaste resten af ​​formatering koden, 100 # "# 0,00%", umiddelbart bag længst til højre tandbøjle af den indre erklæring.Denne klausul ganger sammenfletningen værdi med 100 (for at flytte decimal), formaterer værdi som en to decimal procentdel og viser procent tegn.På dette tidspunkt, bør feltet fusionere være = {MERGEFIELD "Pct"} 100 # "# 0,00%" .Brug CTRL-F9 at omslutte hele opgørelse i seler og aktiv det.

Fletning Datoer

At flette en dato fra Excel i form af M / d / y, for eksempel 2015/06/15, behøver du ikke har brug for særlig formatering.Denne dato format fusionerer som er bare fint.Men hvis du ønsker at vise datoen i et andet format, som f.eks 15 Juni 2015, er der behov for nogle formateringskoder.

At flette en dato felt, og vise den som dag, måned, år, formateringen koden er "\ @" MMMM d, yyyy ", hvor" \ @ "angiver en dato format og" MMMM d yyyy "angiver den måned,tekst, dagen med uden foranstillet nul og året som en fire-cifret nummer

(Billede: Ron Pris)

Tip

  • Når formatering datoer i en brevfletning, pladsholdere og format koder forMånedens brug et stort "M." Små bogstaver "m" bruges til at repræsentere minutter.

421
0
7
Microsoft Word