Hvordan sikres din Hotel Group Genoptag er nøjagtig

Kommunikation med dit hotel salgsafdeling er nøglen til at sikre din gruppes behov er opfyldt til din kommende møde. Jupiterimages / Photos.com / Getty Images

Når du planlægger et møde på et hotel, vil du ønsker at sikre salgsafdelingen fanger din gruppes behov korrekt, så du ikke bliver overbelastede.Din kontaktperson på hotellet vil oprette en gruppe CV til dit møde til at dele med andre afdelinger og sikre noget, du har brug for på hotellet vil blive fremlagt.En gruppe cv er en profil, der omfatter din organisations formål til møde på hotellet, antal personer der deltager, antal soverum og parkeringspladser kræves, catering og andre funktionelle behov hotellet vil være medvirkende til at give.Denne profil skal oprettes omkring 14 dage før dit arrangement, så gør din tidslinje passer i overensstemmelse hermed.

Instruktioner

  1. Skriv ud alt, hvad du behøver til mødet og give det til dit hotel salgskontakt for at sikre, at hotellet har ressourcer til at opfylde dine behov.Måltider, snacks, parkeringspladser, private rum og overnatning værelser er eksempler på emner, du skal dele med salget kontakt.Dette v

    il give ham en foreløbig idé for din vision for mødet og hotellets rolle i at gøre det køre problemfrit.Han kan give en standardformular for dig at udfylde for at fange disse oplysninger.

  2. Opret forfaldsdatoer for deltageren møde registreringer i forhold til tidslinjen dit hotel salgskontakt skal informere personalet om dit møde behov.Brug incitamenter til at fremme tidlig registrering, herunder diskonterede registreringsafgifter eller konference frynsegoder.Sørg for deltagerne ved, hvad der er til rådighed til brug på hotellet og overveje herunder registrering til ekstra aktiviteter på din formular.Spa-behandlinger, ikke-møde middage og udflugt aktiviteter er emner, du kunne omfatte, hvis hotellet har ressourcer til at give dem, og de mødes rækkevidden af ​​dit møde.

  3. Kommuniker med dit salg kontakt, når du overgå din endelige forfaldsdato at sikre, at han har en optælling af de mennesker, der deltager, og hvad der vil være behov for fra hotellet.Base yderligere tal på kommunikation du modtager fra potentielle deltagere, der ønsker at deltage, men ønsker at registrere på stedet, og historiske tal for registrering på stedet.

  4. anmode om din gruppe CV to uger før mødet.På dette tidspunkt, vil være blevet oprettet gruppen CV og vil være klar til at blive delt med resten af ​​hotellet.Du ønsker at være sikker på tallene og aktiviteter, fanget af de salgskontakt matcher dine tal og planlagte aktiviteter til mødet.Stille spørgsmål for at sikre, at du forstår hver linje emne, du er ved at gennemgå.Bring eventuelle afvigelser til dit salg kontakt opmærksomhed med det samme.

  5. Anmeldelse din faktura fra hotellet og matche den mod de oplysninger, du revideret på din gruppe CV og din organisations oplysninger registrering, når mødet er færdigt.Check for unøjagtigheder og overpriser.Hvis du finder nogen, skal du kontakte dit salg kontakt og salgschefen, så de kan blive rettet i overensstemmelse hermed.

Tips & amp;Advarsler

  • Anmod om en fysisk kopi af din gruppe cv før dit møde at holde dine optegnelser.
  • anmeldelse prøve gruppe genoptage formularer til at have en idé om, hvad hotellet salgsafdeling får brug for i forvejen.
  • Kommuniker nogen større ændringer, der vil påvirke dit møde fremmøde så hurtigt som muligt.

Ressourcer

  • St. Francis Hotel: Group Genoptag Form
  • Sheraton Station Square: Konvention Services Event Planning Tidsplan
51
0
1
Administration Af Budget