Sådan Track Workflow i et papirløse kontor

Papirløse kontorer kræver stadig evnen til at holde styr på alt det, der foregår. Sergey Nivens / iStock / Getty Images

En papirløse kontor kan hjælpe miljøet, men det kan skabe proces hovedpine, hvis et tilstrækkeligt workflow-system ikke er sat på plads.Flytning alt ind i det digitale rum kræver oprettelse dokument kontrol og workflow procedurer, der sikrer intet er tabt i overgangen.Når fysisk kasser aftage til skraldespande historie, må virtuelle erstatte dem.

Går Digital

  • I en papirløse kontor, målet er at flytte alt muligt online.Trykte dokumenter scannes og placeres i en delt placering på din computer system, hvor autoriserede brugere kan få adgang til dem.Ud over de miljømæssige fordele, kan en veldrevet papirløse kontor gøre oplysninger nemmere at finde end i de traditionelle arkiveringssystemer.Mapper i et virtuelt arkiv opbevarer ældre dokumenter, så de ikke fylder ofte adgang områder, men stadig er tilgængelige, når det er nødvendigt.

Delte kalendere

  • Moving medarbejder tidsplaner i en fælles kalender tillader arbejdsgivere at styre ferie tid og andre

    spørgsmål, der påvirker arbejdsplan.Det giver også medarbejdere til at spore møder og andre planlagte begivenheder.Hold, der deler arbejdet kalendere er i stand til at overvåge, hvem der er i, og hvem der er ude af kontoret og kan strukturere arbejdsgangen på projekter med det i tankerne.At være i stand til at se, at de centrale aktører er på vej til en konference i slutningen af ​​ugen, for eksempel, kan motivere nogen til at få et udkast til et centralt dokument eller kontrakt afsluttet hurtigere, så disse interessenter vil få chancen for at tilbyde deres input førindholdet er afsluttet.

Document Management

  • Papirløse kontorer har brug for et system, der giver mandat, hvordan dokumenterne skal vedligeholdes og opbevares.Opret et dokument navngivningskonvention og mappestruktur til at gøre dokumenter let at finde.Dokument management systemer ofte giver mulighed for både "tjekke ud" og sporing ændringer.Dette forhindrer flere personer fra at arbejde på et dokument på samme tid og tillader versionsstyring.Mandat, at dokumenter opdateres i den delte placering reducerer de problemer der opstår, når brugerne downloade en fil, foretage opdateringer og sende dem ud via e-mail og derefter undlade at holde den officielle version strøm.

Projektledelse

  • Projektledelse software hjælper track projekt milepæle og deadlines.Du får brug for et system, der kan holde styr på opgaver og projektplaner og tillader ansatte at angive, hvornår noget er afsluttet.Meddelelser skal advare nogen, når en ny opgave har brug for hendes opmærksomhed.Enkeltpersoner kan spore deres egne projekter, mens ledere kan få en holistisk kig på, hvad der bliver gjort hele holdet og omfordele ressourcer efter behov.Projekterne skal arkiveres digitalt, når komplet, sammen med erfaringer, så videnoverførsel kan nemt opstå, når et lignende projekt begynder senere.

289
0
1
Administration Af Budget