Hvordan man skriver en professionel Intercompany Memo

memoer nødt til at formidle oplysninger i en kortfattet, målrettet måde.Denne no-nonsense stil betyder, at selv hvis du sveder udsigten til at skrive en, bør du finde den ligetil, fornuftige format en velkommen fritagelse fra de andre, mere arbejdsintensive skrive projekter du kan have på dit skrivebord.

Trin 1: Skriv en overskrift

Begynd din memo ved at skrive en standard overskrift, der indeholder "Til:", "Fra:", "Dato:" og "Subject" på separate linjer.Giv nogle tanker til publikum linje, indse, at du ikke måtte ønske at formidle din memo til hele virksomheden, men at kun få afdelinger i stedet.Den overfladiske overskrift giver læserne mulighed for hurtigt at scanne den og indsamle vigtige oplysninger lige fra starten - fra relevans til emnet.

Trin 2: oplyse dit Formål

Skriv en kort åbning, der klart angiver, i den enkleste mulige vilkår, dit formål til at skrive.Injicere nogle personlighed, hvis du ønsker, men holde denne tilføjelse kort såvel.For eksempel, hvis du vil lave en annoncering,

kan du skrive, "Efter en særlig lang og udtømmende søgning, jeg er positivt glad for at meddele, at ABC Company har hyret XYZ Writers Group til at guide vores kommende marketing indsats."

Step3: Udarbejde med Precision

Afsætte kroppen af ​​din memo - ikke mere end to eller tre stykker - for at uddybe din indledende redegørelse. Foregribelse spørgsmål er vigtig;du ikke ønsker din memo til at generere flere spørgsmål, end det giver svar, men et notat er ikke forum for en udtømmende, videregivelse 360-graders, enten.Organiser de vigtigste oplysninger - hvad medarbejderne ønsker at vide, og hvad de har brug for at vide - i en hierarkisk måde.Endelig huske på, at et notat sjældent fungerer som den "sidste ord" på et emne;i virkeligheden er det nogle gange sætter gang i en bred vifte af aktiviteter.Så afsætte det sidste afsnit af kroppen af ​​dit notat til "næste skridt" eller "hvad der sker næste." For eksempel, i dette tilfælde, du måtte ønske at dele, når du vil introducere forfattere gruppe til dine medarbejdere.

Trin 4: Luk i stil

Luk din notat om en optimistisk tone , at indse, at du sender en implicit budskab til dine medarbejdere til at følge.Man kan sige, for eksempel, "Jeg ved, du ser frem, som jeg gør, for at går i gang med dette spændende kapitel i vores virksomheds historie.Jeg takker på forhånd for din fortsatte entusiasme og engagement "

Trin 5:. Peg på Vedhæftede

Medtag en notation i selve bunden af ​​din memo til relevante bilag , såsom dokumenter, du ønsker medarbejderne at læse ellernye procedurer, du vil have dem til at følge.Du skal blot skrive ordet "Vedhæftet:" og kort opsummere oplysningerne.I dette eksempel kan du ønsker at inkludere et kompendium af forfattere gruppens foregående produktionsår projekter, så dine medarbejdere kan gøre sig bekendt med koncernens stil og resultater.Være eksplicit om, hvor medarbejderne kan finde disse oplysninger.For eksempel om du sender en papirkopi af din memo på en opslagstavle eller e-mail det hele virksomheden, skal du sørge for, at medarbejderne forstår at få adgang til vedhæftede fil.

Tip

  • Læs din memo højt som du omhyggeligt læse korrektur og redigere den, før formidle den.

470
0
0
Håndtering Medarbejdere